顧客管理・THE BOARDの使い方（第一回）
かーみーです。
今は中小企業がクラウドによって大手と渡り合えるようになった素晴らしい時代。
これからの方に参考になればとの備忘録。
まずは顧客の整理をしましょう！つーことで、
最近導入したThe Board https://the-board.jp/の使い方を書いてみたり。
The Boardの使い方
The Boardとは
The Board https://the-board.jp/ とは、ざっくりいうと帳表管理ツール。
「帳表管理」を軸に、顧客と商談を管理するツールである。確か販売管理パッケージにも連携できる（MFなんちゃらだったような）。
法人取引に必要な帳表って？
よく、大手企業と業務委託の取引をすると、月末に「見積書」「発注書」「請書」「納品書（業務完了報告書）」「請求書」をバサッと先方書式で渡され、「こことここに捺印して返送してください。」的なお作法的な取引を行うことがあるだろう。あれだ。ToCのビジネスをやっているとこのお作法に慣れないので、個別の帳表を作りまくり再加工できないような最悪の事態に陥る。
上記の帳表は、差出人と相手方が違うだけで、原則同じ書式で通用する。しかし内部統制上、取引のエビデンスは書面で残す必要がある。
大手企業の場合、取引先は無数に存在するため、必ず月末にはビッタリ帳表を耳をそろえていかなければならない。ルーズな取引先の請書や納品書や請求書を待っていてば経理からツメられる。ならばということで、クライアント書式で一気に集めてしまおうということだ。
大手はそのへんがよーくわかっているが、中小はクライアントの要望に応じてExcelを作りまくることになる。だったら中小もそのお作法を理解し、取り込めば良い。
話を戻すと、The Board https://the-board.jp/は取引の契約内容をクラウドに格納して、そういった帳表群を簡単に管理しましょうよ的なツールである。なお、簡単なワークフロー機能があるので、承認されていない帳表には電子印をつくことができない。経理も大喜びだ。
ざっくりいうと、以下のような帳票をExcelで運用していて、「あれ？A社の最新見積りどれだっけ？」とか「今月の請求書って何枚？報告書出した？？」「なんで勝手に金額違う請求書送っちゃったんだよ、案件もれてんじゃん！！ 」と庶務さんが叫んでいるような現場に最適なツールである。
ざっくりと使い方を見てみよう。
まず、顧客管理。住所、連絡先等の情報を登録することができる。イケてるのは振込手数料、NDA/基本取引先契約などの契約情報までカバーしていることだ（とはいえPDF添付できるものの契約書個別管理はできないのでオマケみたいなものだが）。
で、担当者。上記の顧客に紐付ける形で登録できる。 割愛するが、顧客に支店情報も付与できる。請求書の送付先住所は支店と担当者の組み合わせで制御する。
メールで送る場合はメールのテンプレが開いたりする。イケてる・・・
最後に案件。顧客と担当者をプルダウンで選択肢、個々の案件情報を入力する。受注ステータスでヨミの管理を行う。定期契約の場合、スタートとエンド、自動更新に関する項目も設定できるので、柔軟に記載することができる。
これで、とりあえず顧客の設定と、商談の登録までを行うことができた。
じゃ、実際の見積りや請求書の帳表については次回。
