顧客管理・THE BOARDの使い方（第二回）
かーみーです。
今は中小企業がクラウドによって大手と渡り合えるようになった素晴らしい時代。
これからの方に参考になればとの備忘録。
最近導入したThe Board https://the-board.jp/の二回目。帳表の作り方
前回、The Board https://the-board.jp/で顧客の管理、商談設定の話を書いた。このクラウドの真骨頂は帳票なので、どんな風に使うのか見に行こう。
顧客と案件が固まれば、通常は
「見積書」→「発注書」→「請書」→「納品書（業務完了報告書）」→「検収書」→「請求書」
と、商談と納品の進行によって帳票が必要になる。
帳票の名称はおよそ契約書の内容によって規定され、ほとんど場合は「帳票名」と「差出人と相手方名称」を書き換える事で書式は同じ物で流用可能である。
この辺のシクミを知らない人間が帳票をいじりだすと、毎月膨大なエクセル帳票を作るはめになり、現場の工数は増えるので気をつけよう。販管費をドブに捨てるようなものだ。
さて、The Boardでは商談プロセスにより金額を入力する必要がある。
見積書は項目と金額（単価と個数）を入力し小計。項目毎グロスご総計といった具合だ。
外税・内税もコントロールできるので商品構成に合わせて設定できるが、同一帳票内に混在はできない。「広告制作費で取材交通費は実費」みたいなものは、交通費を税抜き処理する等の調整が必要だ。
定期契約はクライアントや案件に合わせて細かい設定項目がある。例えば「年間契約、総額1200万の業務委託」の場合、100万/月の見積も、総額1200万/年の見積も表現できる。
見積が出来たら、次はクライアントへの提出となるので捺印のステップに進む。
The Boardには簡易ワークフローがついている。
承認された帳票だけ電子捺印を印字する事ができる。ただ、ワークフロー上の権限設定について人事系システム等と連携しているようではないので、社内ワークフローがある会社では二度手間な気もするが、カネに絡む帳票の捺印が管理出来るだけでよしとしよう。
なお、承認後の見積に再度金額修正したらどうなるか？ 単純に修正した瞬間から捺印ご消える。しごくシンプルだ。
次は印刷。帳票一覧をプチプチ選択し、印刷ボタンを押すだけだ。そうするとPDFがドカンと落ちてくるので、この子達を印刷すればよい。顧客で設定していれば、送付状と見積をセットで印刷できるし、ダイレクトにメールでも遅れる（メーラー系のテンプレートが入った画面が開く）。
この辺はかなりエレガントに出来ているので、無料トライアルで試してみると良いだろう。自分でもなんちゃら奉行とかのオンプリ系の販売管理も入れているが、クラウド系のUIの進化はオンプリ系の相当先をいっている気がする。ベンチャーでも経理はオンプリ系が好きで事業はクラウドになびくのはこの辺もあるかも。
さて、見積が終わったら発注書だが、ぶっちゃけ、ほとんどの人が興味のあるのは請求書だと思うので、他は割愛する（似たようなものなので、取説を見れば分かるはず）。
請求書の項目はおよそ見積書と同じはずである（あたり前だ。項目が違ったら見積を出し直すはずだ）。 なのでThe Board https://the-board.jp/では確定した見積を元に各帳票を作る。
1:見積帳票の各項目をコピーし
2:精算時の単価・個数などを実態に合わせ記載する
見積帳票と違うのは、発行日の取扱である。例えば定期契約の場合、見積は月額100万でもある月は90万、翌月は120万といったケースがある。一つの見積に対し複数のバリエーションの請求書が紐付く。自動的に「○月分」という記述がセットされる。
The Board https://the-board.jp/の場合は、定期契約の場合、月ごとに12枚の請求書データを裏で持っているので、案件を選び発行月を指定した上で精算額を記載する流れになる。
先の見積書同様、一覧画面から「⚪︎月分請求書」を一括で印刷する事ができる。送付状、業務完了報告書も一括で印刷出来るので、相当に手間が削減できるはずである。
次回は、軽くワークフロー系の設定を紹介しようかと。
