議事メモで、会議のフィクサーになる - 中小企業がクラウドで戦える。いい時代だなあと思える人に捧げるブログ

かーみーです。

「議事録」ではなく「議事メモ」である。多少ライトで私見的なニュアンスを含み、意思を載せやすい、「議事メモ」の作成を若手にお勧めする理由。

私は、会議が多い。で、なるべく参加する会議や商談では、事後にメールで簡単なメモを入れることにいている。別にボランティアではなく、物事を速く確実に、自分の意志で遂行いたいからだ。

議事録は、基本的にはストック情報である。決議内容や、その判断のものとなる背景をアーカイブしたものだ。取締役会議事録とかが代表。

対して議事メモは、打ち合わせや会議のフロー情報のスナップショットに近い。「あの日の会議の、みんなのアタマの中に描いた絵」を表したものである。あくまで共有というところに、議事録との違いがある。

会議は、さまざまな立場の人間が、その進め方は方向について議論を行う場である。大切なのは、会話を通じて同じ絵をアタマに描き、進め方に合意を取ることだ。

人間の記憶は砂の城のように、時間とともにディティールが風化していく。気がつけば、「あの時は一致していたアタマの中に描いた絵」がだんだんズレていく。会議直後にメモを送る事で、アタマの中のスナップショットを確認できる。

アタマのイメージは人それぞれであるため、会議直後に要旨をまとめる事で初めて固定化する。「ラップアップする」という言葉で表現されたりもする。

議事メモを送る事は、あなたのアタマの中の整理でラップアップする事と等しい。言い換えると、自分の描いたアタマのイメージで今後のプロジェクトを進めるようになる。

議事メモは、出来る限り早く送るのがベターだ。もしも自分の記憶の中に曖昧な箇所があったり解釈が間違えていても、誰かが親切に指摘してくれる。

時間が経過してからメモを送ると、解釈がズレていた場合に弁明に見られる事がある。せっかく手間をかけて行った作業が、くだらない認識違いでメールのやり取りが発生してはたまったものではない。

議事メモを速く送るためには、会議中のメモの取り方が大切だ。

何について議論をしていて、どんな背景があって、何を決めたのか。誰がどんな順番で進め、宿題は何なのか。

上記のようなポイントを、日頃から分かりやすく整理するクセをつけておけば、そのメモをメールするだけで良い。

「議事メモのためにメモを取る」のではなく、「普段のメモを議事メモに転用する」くらいのイメージ。

人間にはそれぞれの影響力がある。当然ながら影響力が高い人間のほうがパワーがあるとみなされる。

影響力を上げるには、社内の様々なシーンで発信するのが手っ取り早い。「常に自分の視聴率が高い」状態を目指す必要がある。

昔から「議事録」というと、若手がやらされる、面倒くさい裏方仕事の代表といったイメージがある。

あながち間違いではないが、「議事録」が面倒くさい本当の理由は「見えないお作法（特に仕事もできないオッサン社員がネチネチ言う）」や、「役所的な確認作業」が多いわりに、自分の意思を反映できないからだろう。こいつは視聴率アップにはあまり使えない。

とはいえ本来は議事録とは非常に強力なツールであり、業務遂行においても、あなたの社内視聴率アップにも役に立つ事は間違いない（実際に、本当に重要な会議ではシゴトのできる人が議事録を仕切ってるだろう）。

そこで、若干インフォーマルな「議事メモ」を使って、プロジェクトを仕切りつつ、社内発信を開始しよう。

オッサンのネチネチお作法に関する小言も、議事メモなら「ご指導ありがとうございます！次週から気をつけてます！」で軽く受け流せるだろう。

まずは来週の定例ミーティングから、試してみてはどうだろう。